Die Herausforderung

Wie kann Verbandsorganisation transformiert werden?

Unsere Kunden, die mitteldeutschen Fachverbände Sanitär Heizung Klima, standen vor der großen Herausforderung, ihre digitale Infrastruktur für die tägliche Verwaltungs- und Kommunikationsarbeit zu transformieren. In der Vergangenheit wurden kleinteilige Software-Lösungen eingeführt, die zwar ihren Zweck erfüllen, aber in der täglichen Arbeit viel Aufwand und Frustration erzeugten.

Veraltetes CRM-System

Die Pflege der Mitgliedsdaten erfolgte in einer Access-Datenbank, die auf einem lokalen Server lief. Schlechtes Nutzungserlebnis und regelmäßige Ausfälle waren an der Tagesordnung.

Verschiedene Funktionen im Web

Über den Internetauftritt wurden nicht nur Neuigkeiten verteilt, sondern auch Veranstaltungen organisiert und Daten mit dem Zentralverband synchronisiert.

Verteilte Datenhaltung

Die täglichen Arbeitsdaten über verschiedene Systeme verteilt: Mitgliedsdaten im CRM, Teilnahmebuchungen für Veranstaltungen im Internetauftritt, Rechnungen und Mitgliedsschreiben in Netzlaufwerken.

Die Lösung

Alle Prozesse der Verbandsverwaltung digitalisiert

Nach umfangreicher Bestandaufnahme mit allen Fachverbänden wurde die Vision digitalisierter Verbandsverwaltun entwickelt. Diese haben wir schrittweise in gemeinsamen Projekten umgesetzt. Das Ergebnis ist eine All-in-One-Softwarelösung für die tägliche Arbeit.

Modernes CRM-System

Web-basiert und auf die Bedürfnisse der Nutzenden optimiert, ermöglicht die neue Anwendung ein intuitives Bearbeiten einzelner Prozessschritte und schnellere Fertigstellung von Aufgaben.

Eine Anlaufstelle für die tägliche Arbeit

Mitarbeitende der Verbände müssen nur noch ein System für ihre Arbeit nutzen. Dabei können sie von überall aus auf die web-basierte Lösung zugreifen.

Zentrale Datenhaltung

Alle Mitgliedsdaten an einem Ort und immer aktuell. Über einen Self-Service können Mitglieder die Daten selbst pflegen, Anmeldungen zu Veranstaltungen werden automatisch zugeordnet.

Anwendungsfall

Organisation von Veranstaltungen

Veranstaltungen verwalten

Veranstaltungen können erstellt und verwaltet werden. Die einzelnen Veranstaltungen werden automatisch auf der Webseite beworben und Teilnehmende können sich direkt mit ihren SHK-Zugangsdaten dafür anmelden.

Vorteile:

  • Veranstaltung sofort online erreichbar
  • Einfaches Anmelden für Teilnehmende
  • Zeitersparnis in der Administration

Rechnungen erstellen

Veranstaltungen können automatisch in Rechnung gestellt werden. Rechnungen werden komfortabel per E-Mail versendet. Dabei ist es einfach stets den Überblick zu behalten. Es werden per Klick offene Posten angezeigt, säumige Mitglieder gemahnt und das Bankkonto abgeglichen.

Vorteile:

  • Rechnungspositionen werden automatisch angelegt
  • Einfaches Erstellen von Sammelrechnungen
  • Zeitersparnis in Erstellung und Übersicht

Teilnehmer überblicken

Auf einen Blick sind besuchte Veranstaltungen sichtbar. Somit können Zertifikate ausgestellt und die nächsten Pflichtveranstaltungen geplant werden. Über Filterungen, eigene Listen und Schlagwörter sind Mitglieder leicht abrufbar und erreichbar.

Vorteile:

  • Immer aktuelle Stammdaten
  • Zertifizierungen frühzeitig anbieten
  • Self-Service für Mitglieder

Messbares Ergebnis

Mehr Zeit für das Wesentliche

50%

weniger Zeitaufwand bei der Organisation, Verwaltung und Abwicklung von Veranstaltungen.

Diginet Craft im Detail

Newsletter

Effiziente Kommunikation mit Ihren Mitgliedern.

Webseite

Integriertes Redaktionssystem für den eigenen Internetauftritt.

Mitgliederlogin

Ihre Mitglieder können eigenständig Stammdaten pflegen.

Cloud-Speicher

Integration der Cloud für besseres Dokumentenmanagement.

Kooperation

Austausch von Informationen zwischen Verbänden für bessere Zusammenarbeit.

Ständige Weiterentwicklung

Regelmäßige Updates mit neuen Funktionen. Ohne Installationsaufwand. Sofort verfügbar.

Stimmen unserer Projektpartner

Portrait: Dr. Hans-Michael Dimanski

"Mit Diginet Craft gelingt die verbands­übergreifende Zusammenarbeit: dank einheitlicher Datenbasis und digitalisierter Prozesse kann ich zwei Verbände effizient managen."

Dr. Hans-Michael Dimanski
Geschäftsführer Fachverbände SHK
Sachsen-Anhalt & Thüringen

Portrait: Sven Fischer

"Die Organisation unserer Seminare und Veranstaltungen erfolgt dank Diginet Craft vollständig digital. Das spart Arbeits­zeit bei unseren Mitarbeitenden und erhöht das Benutzungserlebnis bei unseren Mitgliedsbetrieben."

Sven Fischer
Geschäftsführer Fachverband SHK
Sachsen & Sächsische SHK Beratungs- und Vertriebsgesellschaft mbH

Kostenfreies Beratungsgespräch

Erfolgreiche Digitalisierung in Handwerksverbänden

Vereinbaren Sie Ihr persönliches 60-minütiges Beratungsgespräch und lassen Sie sich von Christopher Utsch, unserem Experten für Digitalisierung, erläutern, wie Verbandsarbeit effizient und digitaler gestaltet werden kann.

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